社会人デビューの際、その人の素養が問われるシーンと言えば、真っ先に思い浮かぶのが電話対応やビジネスメール。しっかりとマナーが身についていて、敬語を正しく使えていれば、周りから「できる人だ」と思われることでしょう。ビジネスにおける電話やメールのやり取りは、友達との会話やSNSのやり取りとは大きく異なり、基本的なマナーがいくつもあります。
そこで今回は、ビジネスメールにおいて「最低でもこれだけは覚えておきたい」というポイントをご紹介していきたいと思います。

9つの構成要素をチェック！

ビジネスメールにおいて大事なのは、以下の9つになります。

・宛て先
・件名
・添付ファイル
・宛て名
・挨拶文
・本文（用件）
・結びの文
・署名
・返信、転送

これらの基本マナーを押さえておけば、相手にとっても見やすく、分かりやすいメールになります。
それぞれにおいて、どんな点に気をつければいいのかを見ていきましょう。

【ポイント｜１】宛て名

基本的に直接やり取りする人のアドレスを「TO（宛て先）」に入れます。メインでやり取りすることはないけれど、メールの内容を知っておいて欲しいという人のアドレスは「CC」に入れておきましょう。
たとえば、メインでやり取りする人を「TO」に入れて、上司や関係者を「CC」に入れるといったやり方が多くなります。「CC」はカーボンコピーのこと。ここに入れた人のアドレスは他の受信者全員から見えるようになっています。

一方で「BCC」はブラインドカーボンコピーのこと。メールを共有したい人がいるけれど、「TO」や「CC」の受信者には知られたくない場合に使います。
ここにアドレスを入れた人のことは他の受信者からは見えません。なので、本来はBCCに入れるべき人を誤ってCCに入れてしまうといった情報漏えいには注意が必要です。

【ポイント｜２】件名

ビジネスメールの件名は分かりやすく書くことが大事です。
パッと見ただけで内容や用件が伝わるようにしましょう。

＜NG例＞
・山田です
・お疲れ様です
・ご相談です
・見積りのお願い

「ご相談です」や「見積りのお願い」でも、どのような用事なのかは伝わりますが、もっと具体的に書くようにして下さい。

＜良い例＞
・お打ち合わせ日程のご相談
・【来期新製品】見積りのお願い
・9月度全体会議の資料について

強調したい部分に【】や（）を使うと、何についての用件なのか伝わりやすくなります。
簡潔かつ分かりやすく、を心がけましょう。

【ポイント｜３】添付ファイル

添付ファイルとは、メールに追加する書類や画像のこと。本文には書ききれない文章、企画書、見積書などを添付することがビジネスシーンでは多くなります。
ただし、ファイルの容量が大きすぎると送信するのに時間がかかるだけでなく、相手のメールボックスがいっぱいになり、他のメールを受信できなくなる可能性があります。
なので、添付ファイルの大きさは2MB～3MBを目安として、それ以上大きくなる場合は「ギガファイル便」などのファイル転送サービスを使い、ダウンロードURLをメール本文に貼り付けましょう。

添付ファイルの種類にも注意が必要です。WordやExcel、動画、画像は対応したアプリケーションソフトを持っていないと開くことができないため、相手に確認しておくといいでしょう。また、画像や書類はPDF化してから送ると問題なく開くことができます。

【ポイント｜４】宛て名

メールの本文、その最初には宛て名を書きます。
「会社名＋部署名＋名前」の順に書くのが基本です。

＜役職がある場合＞
株式会社〇〇〇〇　営業本部
部長　鈴木一郎様

＜役職がない場合＞
株式会社〇〇〇〇　営業本部
鈴木一郎様

なお、課長や部長といった役職名はそれ自体が敬語なので「鈴木一郎部長様」といった書き方は二重敬語になるため不適。必ず「役職　名前＋様」という形にしましょう。

＜社内メールで役職がある場合＞
松本浩二部長

＜社内メールで役職がない場合＞
松本浩二様
松本様

＜社内メールで特に親しい場合＞
松本浩二さん
松本さん

社内メールの場合は、会社名や部署を書く必要はなく、役職者以外は「苗字＋様」だったり、同世代や仲の良い人には「苗字＋さん」でも問題ありません。

【ポイント｜５】挨拶文

宛て名を書いたら、1行空けてから本文（用件）を書き始めますが、その冒頭には挨拶文を入れましょう。

＜頻繁にメールを送っている場合＞
いつもお世話になっております。株式会社〇〇〇〇の田中裕一です。

＜久しぶりにメールを送る場合＞
大変ご無沙汰しております。株式会社〇〇〇〇の田中裕一です。

＜初めてメールを送る場合＞
初めてご連絡をさせていただきます。株式会社〇〇〇〇の田中裕一と申します。

＜相手からの返信に改めてメールを送る場合＞
ご連絡いただき、誠にありがとうございます。

これらは定型文として考え、いつも同じものでかまいません。社外メールは、この4パターンを覚えておけば問題ないでしょう。

＜社内の人にメールを送る場合＞
お疲れ様です。営業部の田中裕一です。

社内メールは身内が相手なので、社外メールほどかしこまらずに「お疲れ様です」で書き始めるといいでしょう。

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