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社会人として必須の業務である電話応対。今回は、「電話をかける時」や「電話を受ける時」はどんな点に気をつければいいのか、電話応対の基本マナー“後編”です。

電話をかける際の準備

必要以上に緊張したり、緊急事態で焦っていたりすると、低い声や早口になりがちです。なので、電話を受けた相手がきちんと聞き取れるように「ハキハキと」「明るい声で」の2点を意識しましょう。

また、電話を取り次いでもらう際は用件を簡潔に伝えることも大事です。頭の中で一度シミュレーションしておいたり、あらかじめメモにまとめた上で電話をかけるといいでしょう。

電話をかける際の基本的マナー

相手の会社の人が電話に出た際の例を見てみましょう。

（1）あなた「私、株式会社○○○○の田中と申します」
（2）あなた「いつも大変お世話になっております」
（3）あなた「広告部の大島課長はいらっしゃいますでしょうか」

（1）まず自分の「会社名」と「名前」を名乗りましょう。
（2）取り引きの大きさや付き合いの長さに関係なく、「いつも大変お世話になっております」と日頃のお礼を述べることがマナーです。
（3）取り次いでほしい相手の「部署・名前（と肩書き）」を伝えましょう。同姓の人が複数いる場合もあるので、下の名前や肩書きをあらかじめ把握してから電話をかけることも大事です。

取り次いでほしい相手が不在だった場合

自分の用件で電話をかけた際に相手が不在だった場合は、「自分からかけ直します」と伝えることが一般的です。「お戻りは何時ごろのご予定ですか？」と確認し、「それでは改めてお電話を差し上げます」と伝えましょう。

逆に、相手からの用件で電話をかけた際に不在だった場合は「恐れ入りますが、お電話をちょうだいしたい旨をお伝えいただけますでしょうか」とお願いしても問題ありません。
そうした場合や、相手から「戻りましたらご連絡するように伝えます」と言われた場合は、「私は株式会社○○○○の田中と申します。電話番号は03-1111-2222です」と改めて名乗り、お礼を述べてから丁寧に電話を切りましょう。

電話を避けるべき時間帯

電話をかける際は、相手が忙しそうな時間帯をできる限り避けることが基本的マナーです。
朝礼をしていることの多い「朝一番」、昼休みを取っていることが多い「12時～13時」、退勤時間あたりの「18時～19時」は、緊急時を除き、電話を避けるべき時間帯と言えます。相手の迷惑にならないようによく考えて行動しましょう。

まとめ

初めから電話応対を完璧にこなせる人はほとんどいません。時には言葉に詰まったり、敬語・謙譲語の使い方を間違ったりすることもあるでしょう。しかし、経験を積み重ねる中で徐々にスムーズなやり取りができるようになります。
また、多くの電話に出ることで自社の取り引き企業や担当者名を自然と覚えるなど、プラスにはたらくことがたくさん出てくるので、電話応対を率先して行うようにしましょう。

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