退職が決まっても、やるべきことはまだまだあります。その中のひとつとして、とても大切なのが、引き継ぎ資料の作成です。転職先が決まったり、休業することに決めたりすると、一度ほっと息をつきたくなる気持ちもわかりますが、後任者のために、わかりやすい引き続き資料をしっかり作成するようにしましょう。
今回は、そんな引き継ぎ資料の作り方について考えていきたいと思います。

引き継ぎ資料作成の重要性

どんな仕事をしていても、あなたとまったく同じ仕事をしている人はいません。あなただけの仕事があったり、あなただけのお客様の情報があったりするでしょう。それらをしっかりと後任者に伝えないまま退職してしまうと、仕事の効率が悪くなり、その会社は非常に困ってしまいます。お世話になった会社ならば当然のこと、常々「早く辞めたい」と思っていた会社であっても、それまでお給料を出してもらっていた会社です。最低限の務めとして、引き継ぎはしっかりと行うようにしましょう。

引き継ぎが不十分であると、辞めた後であっても連絡がきたり、さまざまな対応を頼まれたりすることになります。そうなると、たとえ「もう関係ないから」と突っぱねることはできても、何となく心の奥でモヤモヤを感じざるを得ないと思います。なので、最後の仕事と思って、きちんと引き継ぎ資料を作成するようにしましょう。

引き継ぎ資料作成のポイント

もしあなたが退職する際に、あなたの後任者が決まっているのならば、その人と一緒に引き継ぎ業務を行っていくようにしましょう。ただし、「まだ決まっていない」という場合もあるかと思います。そのようなときのためにも、わかりやすい引き継ぎ資料を作成し、誰の手に渡ってもいいようにしておく必要があります。

そして、大前提として、「あなたが普段から当たり前のように行っていた業務でも、はじめてその業務に携わる人からしたらとても大変である可能性がある」ということを理解しておかなくてはいけません。

そのため、「これは書かなくてもわかるだろう」ということであっても、懇切丁寧に記載しておくことが大切です。また、後任者が業務中にわからないことがあったとき、誰を頼ればいいのかがわかるように、ひとつひとつの業務に関わる関係者を明記しておくのもポイントです。順を追って、丁寧に説明していくようにしましょう。

引き継ぎ資料作成のスケジュール

前述のように、意外と細かく丁寧に作成する必要がある引き継ぎ資料。しっかりつくろうとすると、結構時間がかかります。なので、余裕を持って作業をしておくことが大切です。有給が残っているのならば、しっかりと有給消化に入る前に引き継ぎ資料を作成し終わり、清々しい気持ちで休みに入れるようにしましょう。

まとめ

退職が決まったら、必ず準備してほしいのが、引き継ぎ資料の作成です。
「誰が読んでもわかりやすく」を意識して、順を追って丁寧に説明していくようにしましょう。特に気をつけてほしいのが、「自分が当たり前だと思っていたことも、他の人にとっては当たり前ではない可能性がある」ということです。
時間に余裕を持ってしっかりと引き継ぎ資料の作成を終わらせ、気持ち良く退社できるようにしましょう。

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