前編につづき後編も、「最低でもこれだけは覚えておきたい」というポイントをみていきましょう。

【ポイント｜６】本文（用件）

＜NG例＞
9月の定例お打ち合わせは9月15日の13時から、弊社4階の203号会議室で行いたいと思います。詳細資料については添付ファイルをご確認いただけますでしょうか。スケジュールの変更、資料についての質問等は大変お手数ですがご連絡をいただけますと幸いです。

＜良い例＞
9月の定例お打ち合わせは以下の通り、予定しております。
―――――――――――――――――
・日時：9月15日（水）13時より
・場所：弊社4階　203号会議室
・詳細資料：添付ファイルにて送付
―――――――――――――――――

スケジュールの変更、資料についての質問等は大変お手数ですがご連絡をいただけますと幸いです。

【ポイント｜７】結びの文

本文（用件）を書き終えたら、その後に締めの挨拶を書きます。これも定型文としてパターンを覚え、用件に合ったものを書くといいでしょう。

＜通常パターン＞
・何卒よろしくお願いいたします。
・引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

＜確認や相談のメールの場合＞
・ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
・ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
・ご不明な点などがございましたら、お気軽にご連絡ください。

【ポイント｜８】署名

メールの下部には自分の連絡先などを記した署名をつけます。
これは名刺の代わりなので、基本的には、
・会社名
・部署名
・名前（読み仮名）
・自身の業務用メールアドレス
・会社の郵便番号、住所
・会社の電話番号、FAX番号
これらを書いておけば問題ないでしょう。他にも業務用の個人携帯の番号、会社のホームページのURLなどを入れる場合もあります。

また、メールソフトでは署名を定型文として設定しておける場合が多いので、メールを作成する際にワンクリックで呼び出せるように登録しておきましょう

【ポイント｜９】返信と転送

受信したメールに返事をするのが「返信」、受信したメールを送信者やCCメンバー以外の人に送るのが「転送」です。

また、返信は単なる「返信」と「全員に返信」があります。
単なる「返信」は、そのメールを送ってきた人だけに返事をする機能。「全員に返信」は、そのメールを送ってきた人とCCに入っている人すべてに返事を一括送信する機能です。
なので、複数人でやり取りしていて、常に全員で情報を共有したい場合は「全員に返信」をすることが必要になるのを覚えておきましょう。

返信の際は基本的に件名を変えず、相手から送られてきた本文も消さないようにしてください。それは、どんな用件で、どのような会話の流れだったのかを確認する際に必要だからです。

送信する前に必ず確認を！

メールを書き終えたら、送信先とCC、BCCに入れている人を間違えていないか、件名と本文に誤字脱字はないかを必ずチェックしましょう。
特にSNS等でよく見られる下記のような間違いには注意が必要です。耳で（音で）覚えた言葉は特に気をつけるようにしてください。

正：店員　誤：定員
お店のスタッフは「てんいん」、部屋やエレベーターの収容人数の上限は「ていいん」。

正：グッズ　誤：グッツ
アイテム、物を指す言葉は「goods（グッズ）」。

正：ベッド　誤：ベット
寝床を指す場合は「bed（ベッド）」と濁る。ベットは「bet（賭ける）」の意味です。

正：私用、私事　誤：私情
「私情により今日はお休みします」という文章を見かける場合もありますが、本来は「私情＝個人的な感情」のことで、「仕事に私情を挟まない」などの使い方が一般的。
若者を中心に、私情を「個人的な事情」という意味で使うパターンが近年は増えているようですが、年配の人は違和感を覚えやすいので、言い換えた方がいいでしょう。

まとめ

宛ビジネスメールと聞くと、堅苦しく難しいイメージを持つかもしれませんが、決してそうではありません。ルールを覚えて一度慣れてしまえば、友達とやり取りする際と同じく、スムーズにこなせるようになります。
ただし、署名をはじめとして、メールの書き方には会社ごとのローカルルールがある場合も多いので、最初は先輩に確認しながら書いてみるのもいいでしょう。

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